خمسة سيناريوهات تؤشر إلى ضرورة تحديث التقنيات المعتمدة في مؤسستك
هل يحتاج عملك إلى تحديث أدواته التقنية؟ قد تكون متردداً في إجراءأي تغيير،خاصة إن اعتدت على النظام الحالي لديك، لكن إذا لم تقم بتطوير هذا النظام وتحديثه بما يجعل عملياتك أكثر فعالية، فإنك قد تكون في طريقك إلى خسارة مواردك ووقتك المحدودين.
وفي سبيل مدِّ يد العون لأصحاب الأعمال الصغيرة والمتوسطة ليقرِّروا ما إذا كان يجب عليهم الاستثمار في حلول التقنية الحديثة أم لا، نقدم فيما يلي قائمة بخمسة سيناريوهات يؤشر حدوث أحدها أو عدد منها إلى أن عملك بحاجة إلى إصلاح كامل من الناحية التقنية:
1- ليس هناك فصل بين عملك وحياتك الشخصية:
يعمل أصحاب الأعمال صغيرة الحجم عادة على مدار الساعة للحفاظ على استمرارية أعمالهم، لكن هذا لا يعني أنه لا توجد فسحة للتوازن بين عملهم وحياتهم الشخصية، في الوقت الذي يوجد فيه كمٌ هائل من التطبيقات وأنظمة هواتفالاالانترنتبرامج تنظيم البريدالاالالكترونيلمتاحة، التي تساعدك على توجيه أعمالك وكل الاتصالات الواردة، بما يتيح لك الوقت للحصول على بعض الاستراحة .
2- أصبح نظام المحاسبة لديك عبارة عن جداول حسابية ممتدة أو صندوق مليء بالإيصالات:
إن النظام المحاسبي الذي يقوم على إعداد وحفظ جداول من الحسابات الممتدة، التي تحتوي على عدة مدخلات وإصدارات من الملفات، ليست الطريقة الأكثر فعالية للحفاظ على أموالك وإدارة عملك من الناحية المالية، خاصةً عندما تكون دائم الانشغال. إن الأدوات المالية الحديثة التي تعتمد على الحوسبة السحابية Cloud Computing تسهِّل عملية إدارة بياناتك من أي مكان أنت فيه، خاصة فيما يتعلق بتنظيم أمورك الضريبية.
3-ليس لديك الوقت الكافي لتشغيل جميع نواحي عملك بنجاح:
يقوم بعض أصحاب الأعمال بأعمال ومهام كثيرة تستهلك طاقاتهم ووقتهم، كقضاء وقت طويل في عمليات التسويق أو اختيار الموظفين وتعيينهم. فإذا وجدت نفسك غارقاً في مشاريع العمل وتقضي كثيراً من الوقت على التسويق، أو تقوم بمهام متعددة هي من اختصاص الموارد البشرية، فإنه يتعيَّن عليك النظر في الحلول المؤتمتة، للمساعدة في إجراء هذه المشاريع، وجعل دورك أكثر فعالية.
4- لا يُمكنك مجاراة وسائل التواصل الاجتماعي:
يعرف معظم أصحاب الأعمال الصغيرة والمتوسطة أهمية وسائل التواصل الاجتماعي لبناء سمعتهم وعلاماتهم التجارية،ولكن كثيراً منهم لا يجدون وقتاً كافياً لمنحها الاهتمام اللازم، في الوقت الذي يمكن لأدوات رصد وسائل التواصل الاجتماعي أن تساعدك على تتبُّع ما يذكر عن علامتك التجارية، والرد على العملاء، والحصول على عرض مبسَّط من المحادثات التي تدور عبر هذه الوسائل حول عملك.
5-عملك ينمو بسرعة:
هل بدأ عملك يشهد نمواً ملحوظاً في الآونة الأخيرة، في هذه الحالة أصبح لزاماً عليك التفكير باعتماد تقنيات جديدة تلبي احتياجاتك بفعالية، لأن التقنية التي اعتمدتها قبل عدة سنوات لن تبقى مناسبة لعملك الذي ينمو ويتطور، لاسيما إن أصبح لديك زيادة في أعداد الموظفين، أو توسيع نطاق خدمات عملك، أو طرحت تطبيقات جديدة بحاجة إلى المزامنة، فيجب عليك إعادة تقييم برامجك الحالية، والتَّحقُّق من قدراتها على التوافق مع مسار عمل الشركة.
كيف تختار الأدوات الصحيحة؟
إن اختيار الحلول التقنية الصحيحة لعملك ليس بالمهمة السهلة مع أنك قد تدرك الحاجة إلى إجراء تحديث تقني، لأن لدى أصحاب الأعمال الصغيرة أو المتوسطة كثيرٌ من المسؤوليات والمهام تمنعهم من التفكير ملياً بالتقنية الجديدة المناسبة لعملهم ، والأكثر أهمية من ذلك، هم ليسوا بالضرورة خبراء في مجال التكنولوجيا.
وبما أنهم لا يملكون الوقت الكافي للتعلُّم والتفكير على نحو استراتيجي حول التقنيات، على الرغم من أنهم يعرفون أحياناً كيف يريدون أن تعمل التقنيات فيما يخدم أعمالهم، وفي كيفية جعل هذا الأمر واقعاً ملموساً. وعلاوةً على ذلك ينبغي على أصحاب العمل إجراء بحث شامل عن الحلول التقنية المحتملة، فإنه يتعين عليهم السعي للحصول على المشورة من أقرانهم، ومن الخبراء في مجال عملهم. وبإمكان مستشار تقني متميز أن يُقدِّم كثيراً في سبيل مساعدة أي عمل على أداء عملياته.
من الحقائق المعروفة أن أصحاب العمل يميلون إلى اختيار أول حل يطرح أمامهم أو الحل الرخيص الذي يجدونه، وذلك لضيق وقتهم ورغبتهم بالإسراع في تخطي هذا الأمر ، لكن المشكلة في هذا النهج أن عدم إجراء البحث الكافي لفهم ما إذا كان الحل مناسباً لاحتياجات عملهم أم لا، أو إذا كان من السهل تطبيقه أم لا، سيؤدي في نهاية المطاف إلى خسارة المزيد من الوقت والمال على المدى الطويل.
لذلك يجب على أصحاب العمل التفكير بحصافة وعناية دائماً، والسعي لفهم تفاصيل المشكلة التي يحاولون حلها، وقد يتمكنوا من ابتكار الحل المناسب لحالتهم بوقت قصير وبكلفة قليلة ، أما في حال التسرع باعتماد تقنيات جديدة دون دراسة متأنية سيؤدي إلى هدر كثير من الموارد والأموال ومئات من الساعات لتطويعها لخدمتهم بلا طائل.
